在外贸实战中，一笔完整的交易不仅仅是报价、发货和收款，更伴随着一系列“电子身份证”——也就是各类数字单证的产生与流转。掌握这些单证的作用和规范，是每一位外贸人绕不开的基本功。

本篇为你系统梳理贯穿“下单—发货—通关—收款”全流程的9类核心数字单证，帮你打通思路、规避风险、提升效率。

1.商业发票（Commercial Invoice）
关键词：交易凭证、报关依据

商业发票是出口商向进口商开具的正式结算单据，是国际结算、海关申报、客户付款等环节的基础文件。它详尽列明了交易商品的名称、数量、规格、单价、总价、币种、付款条款、交货方式等内容，相当于这批货物的“财务身份证”。

重点信息包括：

买卖双方的公司名称与地址

商品名称、规格、数量、单位、HS编码

单价与总价，币种与贸易条款（如CIF、FOB）

发票编号与签发日期

实务提醒：HS编码与货值若填写错误，可能引起清关延误或税费纠纷。

2.形式发票（Proforma Invoice）
关键词：意向报价、交易草案

形式发票是一种非正式发票，常在交易尚未完全确定时开具，用于提供报价并记录交易意向。它通常在客户询盘后发送，是客户申请进口许可证、开设信用证或内部审批流程的重要依据。

典型使用场景：

交易初步达成意向但未签订正式合同

作为客户办理预付款或信用证的参考依据

注意事项：内容格式可参照商业发票，但必须注明“Proforma Invoice”，不具备报关法律效力。

3.装箱单（Packing List）
关键词：装箱明细、重量体积说明

装箱单是货物实际装载情况的记录，通常由出口商或货代出具。它详细列出每个包装箱所含商品、数量、重量、体积等信息，便于物流运输、海关核查及收货方清点。

常见内容包括：

每个包装箱的箱号及装载内容

毛重、净重与体积

包装方式（如纸箱、木箱）

唛头标识与总件数

实务提醒：内容应与商业发票一致，否则清关或验货环节易出问题。

4.提单（Bill of Lading）
关键词：运输契约、提货凭证、所有权象征

提单是承运人（如船公司）签发的货物运输单据，是承运合同、货物收据与物权凭证三合一的重要法律文件。在贸易实践中，拥有正本提单即拥有提货权。

主要内容包括：

发货人、收货人、通知人

起运港、目的港、船名与航次

提单号、装船时间、货物摘要

是否可转让、是否电放

实务提醒：在信用证结算中，提单的格式与时间必须严格符合信用证条款。

5.报关单（Customs Declaration）
关键词：进出口申报、税务合规

报关单是出口商向本国海关申报货物详情的官方文件，是合法进出口所必需的资料之一。内容需与商业发票、装箱单保持一致，否则可能被退单或补税。

核心信息包括：

商品编码（HS Code）与描述

数量、货值、原产地、成交方式

出口企业与收货方信息

所属监管方式、退税类别等

政策提示：中国海关“两步申报”改革后，企业可先报概要信息，实现优先放行，再补全细节，大幅提升通关效率。

6.报检单（Inspection Declaration）
关键词：质量检验、检疫审批

报检单是用于申请出入境检验检疫的申报资料，通常由出口商在发货前向检验检疫机构提交。主要针对需要检疫或出口国要求质量检测的产品，如食品、动植物制品、化工品、医疗器械等。

填写内容包括：

商品名称、数量、重量、包装方式

生产日期、保质期、产地

检验项目和相关标准依据

实务提醒：若涉及强制认证或法检产品，未办理报检手续将无法通关或出口。

7.原产地证书（Certificate of Origin）
关键词：关税减免、产地认证

原产地证书是证明货物生产或加工地的官方文件，是享受各类关税优惠、进口配额、非关税措施豁免的重要凭证。不同国家或贸易协定对其内容、格式和签发方式有不同要求。

常见类型包括：

普通原产地证（一般贸易使用）

自贸协定项下原产地证（如RCEP、东盟FTA）

特定国家专属证书（如中澳、中韩）

数字化进展：目前可通过“中国国际贸易单一窗口”申请，部分国家已实现自动化验证和电子签发。

8.保险单（Insurance Policy）
关键词：风险转移、索赔依据

保险单是由保险公司出具的书面凭证，证明货物在运输期间已投保，若发生损失可据此理赔。国际贸易中，保险责任通常按《海运货物保险条款》执行（A、B、C三种险别）。

内容包括：

被保险人、运输工具与运输路线

货物名称、数量、价值

投保金额、保费及保险险种

保单编号、签发日期与生效时间

实务提醒：CIF贸易术语下，出口商须主动投保并将保险单发送给买方。

9.汇票（Bill of Exchange）
关键词：国际结算、付款凭证

汇票是一种无条件支付命令，常由出口商签发，要求进口商或其指定银行在见票时或未来某日无条件支付特定金额。汇票可与信用证、托收等结算方式配合使用，确保资金安全。

汇票主要形式：

即期汇票（见票即付）

远期汇票（如出单日起60天付款）

实务提醒：可在汇票中设定到期日与追索权条款，控制坏账风险，防止客户拖延付款。

结语：掌握“九证”全流程，规避外贸实操盲区
每一张数字单证，都是外贸环节中不可缺少的一环。从前期报价、到中期通关、再到后期收款，它们共同构成了完整的贸易闭环。理解其用途、规范其操作，是每位外贸人迈向专业的必修课。