避免滞港、罚款、信用扣分，一篇教你写对“情况说明”
为什么要写“情况说明”？
外贸企业在报关过程中，常常会遇到海关要求补充“情况说明”的情况。无论是产品归类问题、要素不清，还是成分描述不准确，只要写不好，就可能导致：

• 通关延误
• 货物滞留港口，产生高额滞港费
• 企业信用受损，甚至被列入风险名单

写说明常见的3个误区（务必避开）
1.冗长无重点
常见问题：大量篇幅介绍企业历史、发展历程，正文迟迟未进入主题。
海关的关注点：只关心货物信息与报关数据，不需要企业宣传文案。
建议：只保留必要的基本信息，如经营单位与报关单位名称。

2.答非所问
常见问题：问“原理”讲结构，问“成分”说用途，导致信息错位。
海关想知道：设备如何运作？产品成分是什么？是否涉敏感物质？
建议：紧扣提问，精准作答。问原理就回答“电能如何转为机械能”，问成分就列出“80% 聚乙烯 + 20% 添加剂”。

3.自相矛盾
常见问题：前文写“不含甲醛”，后文又说“因含甲醛具有防腐效果”。
后果严重：会被判定为“申报不实”，轻则罚款，重则影响企业征信评级。
建议：撰写前务必内部核对信息，确保前后一致、内容真实。

推荐模板：高通过率的“情况说明”格式
标题：情况说明（无需添加多余修饰）
抬头：致 XX 海关
如：致“上海浦东机场海关”；如不确定，可写“上海海关”。

正文结构：三段式说明
第一段：基本信息（便于查验）

“我司 XX 公司委托 XX 报关行，于 2025 年 5 月 10 日申报进口一票货物，报关单号 XXX，船名航次 XXX，提运单号 XXX。”

第二段：问题描述 + 事实依据

“原申报内容为‘精密测试仪’，商品编号 XXX，申报要素为……
经核实，该设备实际为‘光谱分析仪’，结构包括光源模块（占比 30%）、探头（占比 50%）……
工作原理为通过发射光照射样品，分析反射波长判断成分。
附件包含实物照片及产品参数说明。”

第三段：更正说明 + 改进承诺

“造成错误的原因系我司操作人员对产品归类不熟悉，现已组织关务团队进行专项培训。
申请按正确信息修改报关资料，由此带来的不便，深表歉意。”

落款：

XX 公司（加盖公章）
日期：2025 年 7 月 29 日

附加技巧：提升说明通过率的3个建议
参数、成分表格化呈现：简明扼要，信息更直观

附实物照片：整机图、铭牌、核心部件清晰拍摄

关键信息高亮：如“产品编号”“主要成分”等加粗或标黄处理

总结提醒
情况说明不是公文写作，更不是企业介绍材料。海关需要的是清晰、准确、逻辑自洽的信息。每一次的书面说明，都会记录在企业信用档案中，不可轻视。

写得准，放得快；写得乱，卡你没商量。
建议收藏此篇，作为企业报关资料的标准模板参考！