在ISO9001、IATF16949、ISO14001等管理体系认证审核过程中，首次会议与末次会议作为审核流程的两大核心节点，具有引导与总结的重要作用。它不仅是对审核任务、审核方式与审核重点的说明，也是体现审核专业性、礼仪性、公正性的窗口。

虽然相关规范和培训资料已对首次、末次会议的流程作了明确规定，但在实际操作中，仍存在许多容易被忽视的细节和常见误区。本文将从实务角度出发，结合现场经验，对首次会议和末次会议的关键要素与注意事项进行系统梳理。

一、首次会议：建立信任、明确规则的起点
1.会议目的
首次会议旨在：

明确本次审核的目的、范围、依据标准、日程安排；

介绍审核组成员及其分工；

强调保密承诺、公正性和沟通机制；

澄清受审核方的配合责任与期望事项；

为审核过程建立良好的合作氛围。

2.人员介绍的规范与禁忌
审核组长应简明介绍各成员的资质身份，如“国家注册高级审核员、实习审核员、技术专家”等。应避免引用其原单位职务（如处长、经理、主任），以免引起不必要的心理压力或职权误解。

被介绍的审核员应起立颔首致意，体现尊重与职业礼仪。部分实务中，有审核组成员仍自称“××老师”或“××工程师”，应予以避免，以维护审核的中立性。

同时，受审核方人员介绍时，审核组应认真聆听，面向发言者，避免低头看资料或与人交谈，以体现专业尊重。

3.审核计划与风险提示说明
审核组应向受审核方简要讲解审核流程，包括：

审核的时间安排；

关键部门或过程的重点关注；

抽样原则与审核方法（观察、文件查阅、访谈等）；

应急应对机制（如遇突发事件、保密限制等）。

此外，可根据企业行业特性，提示审核过程可能涉及的信息安全、生产干扰等问题，以便双方提前协调。

二、首次会议中的保密承诺与沟通机制
1.正确表述保密承诺
审核组应郑重声明将对所有接触到的企业信息严格保密，包括：

技术资料（图纸、配方、控制计划等）；

商业信息（客户、订单、价格）；

管理信息（绩效数据、合规记录）；

现场观察记录。

不宜直接提问“哪些信息是保密的？”或草率承诺“有保密我们就不查”，否则会引起对方的戒备情绪或误导。

2.建议性表述范例：
“我们审核组承诺对审核过程中接触的所有信息严格保密。若存在受审核方认为不宜披露的场所、过程或资料，敬请陪同人员在现场提醒。若该部分不影响审核目的，我们将尊重贵方安排；若为验证体系运行有效性所必需，我们希望得到贵方必要协助，审核组也将对相关内容严格保密。”

三、末次会议：审核结论的权威发布
1.会议目的
末次会议的核心在于：

正式反馈审核结论及不符合项；

澄清审核发现的事实依据；

确认企业理解并接受审核结果；

明确后续整改与验证要求；

营造专业、公正、建设性的氛围。

2.审核组内部沟通先于对外反馈
在召开末次会议前，审核组需闭门讨论，将各审核员的发现进行充分汇总、比对、筛选，并由组长统一归纳反馈意见，以确保信息一致性、条理性和客观性。

避免审核员各自上台讲述审核感受或意见，尤其是涉及具体工艺、专业技术判断时，容易因理解偏差导致混乱或误解。

3.审核结论表达的规范性
建议审核结论表述采用以下标准措辞：

“本次审核过程中未发现不符合项，审核组推荐予以认证通过。”

“审核发现若干不符合项，待其完成纠正和验证后，推荐予以认证通过。”

禁止出现诸如“贵公司已经通过认证”“审核完美无缺”等非规范性判断性用语，以免误导企业或越权操作。

4.审核员全程参会，避免随意早退
所有审核组成员应自始至终参加末次会议。无论因何原因，审核员不得以“其他工作”“安排冲突”为由早退或缺席，避免对受审核方产生“不重视”的印象，也确保对反馈内容的完整性与一致性负责。

四、补充建议与实务经验
审核组长的“话术技巧”
正向激励但不过度赞扬；

反馈问题要以“事实+依据”形式呈现，避免主观判断；

注意语气平衡，兼顾权威与尊重。

特殊行业审核建议
对于技术高度敏感的企业（如汽车、医疗器械、军工企业）：

审核前建议签署保密协议；

可提前了解关键敏感区域，制定审核豁免策略；

必要时邀请企业合规官或法务参与相关环节。

五、结语：专业源于细节，公信成就品牌
首次与末次会议虽然只是现场审核流程中的“开头与结尾”，但恰恰是决定企业对审核方印象、信任与合作意愿的核心时段。审核员在这两个环节中展现出的专业性、规范性和沟通技巧，不仅关系到本次审核的顺利进行，也影响到认证机构的公信力与品牌声誉。