外贸单证全流程

今天分享外贸单证全流程给大家，希望大家早晚都能用到，能够有一点点帮助。

1.客户询盘：询盘又称作询价，客户在多数情况下只是询问价格，询盘的内容还涉及：价格、规格、品质、数量、包装、装运以及索取样品等。

在实际业务中,询盘只是探寻买或卖的可能性,所以不具备法律上的约束力。

询盘不是每笔交易必经的程序，如交易双方彼此都了解情况，不需要向对方探询成交条件或交易的可能性，则不必使用询盘，可直接向对方发盘。

2．正式报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PerformaInvoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单PO（purchaseOrder）。

PO（purchaseOrder）采购订单的构成与作用：

基本信息：包含买方和卖方的详细信息，如公司名称、地址、联系方式等。

商品或服务详情：列出所订购商品的名称、规格、数量、单价等，确保双方对交易内容有明确一致的理解。

交货条款：包括交货日期、地点（如FCA、FOB等贸易术语）、运输方式等。

付款条件：说明付款方式（如预付、货到付款、信用证支付等）和付款期限。

订单编号：便于跟踪和管理订单。

特殊要求：如包装、质量标准、认证要求等。
微信截图_20250510104203.png
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是放账客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

下达生产通知是外贸中的关键一步，必须要满足相应的条件——能收到钱！收到钱！钱！

7．验货

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

对于初入行的新人而言，单证员的职责相对明确，主要涉及文件准备、审核和整理等环节，这些工作贯穿于进出口合同履行的全过程，具有工作量大、涉及面广、时间性强和要求高等特点，有助于新人快速熟悉行业规则和操作流程。此外，单证员的工作也较为稳定，不易受到市场波动影响，初期做外贸可以先做单证员。

9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

国际贸易商品检验(commodity inspection) 简称商检，是指商品检验机构对卖方拟交付或已交付货物的品质、规格、数量、重量、包装、卫生、安全等项目所进行的检验、鉴定和管理工作。
商品检验：对进出口商品的质量、规格、卫生、安全等进行全面检测，并提供详细检测报告。
数量鉴定：核实进出口商品的数量是否与合同、发票等单证相符。
包装检验：检查商品的包装是否符合合同规定，适合长途运输和存储，满足进口国的包装要求。
残损鉴定：对运输过程中可能发生的商品残损进行鉴定，明确事故的起因和责任归属。

10．租船订舱（以下是船务流程）：

租船订舱是租船和订舱的合成词。租船订舱，在货物交付和运输过程之中，如货物的数量较大，可以洽租整船甚至多船来装运，这就是“租船”。如果货物量不大，则可以租赁部分舱位来装运，这就是“订舱”。

10.1．如果跟客人签订的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11．安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

‌报关所需的主要单证包括‌：

‌外汇核销单‌：用于出口报关，记录外汇收支情况。

‌出口合同‌：明确买卖双方的权益和责任。

‌发票‌：记录货物的价格和数量。

‌装箱单‌：详细列出货物的包装情况和数量。

‌报关委托书‌：委托报关公司办理报关手续的授权文件。

‌其他证书‌：如出口许可证、商检证、配额证等，根据货物类型和目的国家的要求可能有所不同。‌

13．获得运输文件：

13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。